Coordinator là gì? Những điều kiện cần thiết khi trở thành Coordinator

Trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn, Coordinator đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp các sự kiện, các hoạt động diễn ra thành công. Vậy thực chất, Coordinator là gì? Điều kiện để trở thành Coordinator? Hãy cũng theo dõi bài viết, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết cho bạn ngay dưới đây.

Coordinator là gì?

1. Thuật ngữ Coordinator là gì?

Là điều phối viên – người điều phối chủ yếu trong môi trường nhà hàng khách sạn. Họ quản lý, lên kế hoạch cho các sự kiện, các hoạt dộng, hướng dẫn cho những người liên quan trong chương trình để đảm bảo các hoạt động diễn ra một cách tốt đẹp.

Xem Thêm: Mass Market (Tiếp thị đại chúng)

2. Những vị trí việc làm của một Coordinator

Trong môi trường nhà hàng – khách sạn, coorditor chia làm 3 vị trí chính:

Sale Coordinator: Vị trí dành cho nhân viên thuộc bộ phận bán hàng, điều phối kinh doanh. Chuyên trách việc:

• Tìm kiếm khách hàng tìm năng
• Đơn vị đối tác
• Hỗ trợ hoạt động bán hàng
• Chăm sóc khách hàng
• Quảng cáo…

Event Coordinator: Vị trí dành cho nhân viên điều phối, quản lý tất cả các công việc trong sự kiện. Chuyên trách việc:

• Lên kế hoạch
• Quản lý
• Điều hành một sự kiện chung

F&B Coordinator: Vị trí thư kí giám đốc bộ phận ẩm thực. Chuyên trách việc hỗ trợ Giám đốc trong các sự kiện có liên quan tới bộ phận cung cấp dịch vụ về ẩm thực.

Marketing Coordinator: Vị trí điều phối viên Marketing, người quản lý các hoạt động Marketing của doanh nghiệp. Công việc chính của họ là nghiên cứu và đánh giá thị trường, sử dụng những công cụ như website, email, mạng xã hội… một cách hợp lý để giúp ích cho doanh nghiệp.

Tuy các vị trí đều chịu trách nhiệm về những công việc thuộc bộ phận chuyên môn. Nhưng công việc chính của Coordinator là điều phối, giám sát và chịu trách nhiệm các hoạt động nhà hàng-khách sạn, phục vụ cho khách hàng.

Nhiệm vụ cụ thể của Coordinator là gì?

1. Sales Coordinator – Điều phối viên kinh doanh

Nhiệm vụ cụ thế như sau:

• Tìm hiểu nhu cầu thị trường, nhu cầu khách hàng, tiếp cận các khách hàng tiềm năng để phát triển mối quan hệ kinh doanh thông qua sản phẩm, dịch vụ của NH-KH.
• Tư vấn, giải đáp thắc mắc trong và sau khi thực hiện hợp đồng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng sao cho không bị ảnh hưởng tới uy tín, thương hiệu.
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hợp đồng, báo giá… quản lý các tập tin, tài liệu về khách hàng và cung cấp khi được yêu cầu mang tới nơi làm việc.
• Sắp xếp lịch trình, quản lý cuộc hẹn hằng ngày của trưởng bộ phận khách hàng.
• Trả lời điện thoại, fax, email đến bộ phận bán hàng và marketing.
• Hỗ trợ xử lý các hoạt động khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
• Chuẩn bị triển khai các chương trình quảng cáo, bán hàng của nhà hàng khách sạn, tham gia kế hoạch, lên ý tưởng cho các hoạt động marketing.

Các hạng mục công việc khác:

• Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc của bộ phận.
• Thực hiện làm các báo cáo công việc theo quy định.
• Sắp xếp, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu.
• Tham gia đóng góp ý kiến trong các cuộc họp.
• Hỗ trợ công tác chuẩn bị ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới của nhà hàng, khách sạn.
• Thực hiện các yêu cầu từ cấp trên.

2. Event Coordinator – Điều phối viên sự kiện

Đảm nhiệm các nhiệm vụ:

• Chịu trách nhiệm lên ý tưởng cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện: phụ trách team building, các hoạt động tham quan…
• Lựa chọn địa điểm, các thiết bị âm thanh ánh sáng, các phương tiện giải trí, nhà cung cấp các thiết bị phù hợp, đồng thời tính toán và chuẩn bị kinh phí cho sự kiện.
• Phân phối các tài liệu marketing như thư mời, thông báo quảng cáo, tờ rơi và sắp xếp phương tiện vận chuyển.
• Sắp xếp chỗ ngồi cho người tham dự và khách mời, giải quyết các vấn đề phát sinh trong sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

3. F&B Coordinator – Thư kí Giám đốc bộ phận ẩm thực

Nhiệm vụ cụ thể:

• Hỗ trợ Giám đốc bộ phận ẩm thực trong các công việc hằng ngày, tổ chức hệ thống hồ sơ, vận hành các hoạt động của bộ phận khác nhau mỗi ngày.
• Truyền đạt nội dung và báo cáo với Giám đốc bộ phận ẩm thực, cung cấp thông tin chính xác.
• Thực hiện việc xử lý theo dõi các đơn đặt hàng, các chương trình khuyến mãi/ưu đãi, kế hoạch đào tạo nhân viên…thuộc trách nhiệm của bộ phận F&B.
• Chịu trách nhiệm các cuộc gọi đến văn phòng bộ phận F&B, xử lý các thư điện tử.
• Đảm bảo hệ thống hồ sơ thực phẩm theo đúng tiêu chuẩn, đảm bảo tính bảo mật thông tin hồ sơ, tài liệu được giao quản lý và phối hợp với bộ phận tài chính của nhà hàng khách sạn về ngân quỹ.
• Tham gia đóng góp ý tưởng cho các menu của nhà hàng, chỉnh sửa menu hằng ngày, menu đặc biệt của nhà hàng khi có tiệc cho khách hàng.
• Tham gia đóng góp ý kiến cho các cuộc họp của bộ phận F&B.
• Chịu trách nhiệm giám sát quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng, giải quyết các thắc mắc, phản hồi của khách hàng dưới sự chỉ dẫn cấp trên.

4. Marketing Coordinator – Điều phối viên tiếp thị

Các nhiệm vụ cụ thể:

• Hỗ trợ lên timeline dự án, theo dõi và quản lý tiến độ công việc.
• Theo dõi dự án kỹ lưỡng, sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng.
• Kiểm tra chất lượng các ấn phẩm, ấn bản điện tử trước khi triển khai công việc.
• Phối hợp với bộ phận khác để hỗ trợ dự án hiệu quả.
• Làm việc với các đối tác nhà hàng khách sạn để cung cấp thông tin, sản phẩm cho dự án kịp thời, đúng tiêu chuẩn.

5 kỹ năng bạn cần để trở thành một điều phối viên tiếp thị 

• Kĩ năng công nghệ và truyền thông

Nếu trở thành Marketing Coordination, bạn phải học cách sử dụng các trang web Facebook, Instagram, Twitter… Việc sử dụng mạng xã hội đang gia tăng, bạn phải hiểu các thông tin chi tiết khác nhau của các nền tảng truyền thông xã hội khác nhau.

Bạn cần học cách sử dụng công nghệ, công cụ mới nhất để sử dụng cho tiếp thị truyền thông. Các công nghệ và trang web như MailChimp, Chatbot… đều rất quan trọng đối với thành công tiếp thị.

• Kỹ năng sáng tạo

Tạo ra nội dung độc đáo sẽ giúp công ty của bạn nổi bật so với nhiều công ty khác. Sự sáng tạo cũng sẽ giúp bạn xây dựng một hồ sơ ứng viên đa dạng, giúp bạn nổi bật giữa các ứng viên khác đang tìm kiếm việc làm.

• Kỹ năng SEO

SEO là một trong những điều quan trọng nhất khi trở thành một nhà tiếp thị. SEO giúp bạn quảng bá công ty thông qua các kết quả tìm kiếm không phải trả tiền. Nếu học sử dụng SEO đúng cách, bạn có thể thúc đẩy nhiều lưu lượng truy cập đến trang web và sản phẩm của công ty.

• Kỹ năng quản lý dự án

Các điều phối viên tiếp thị thường phải quản lý nhiều dự án khác nhau trong quá trình làm việc, vì vậy các kỹ năng này rất có ích. Với kỹ năng quản lý dự án, điều phối viên tiếp thị sẽ có thể:

+ Điều phối sự cộng tác.

+ Tổ chức và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp.

+ Lập kế hoạch dự án.

+ Tổ chức tài liệu.

+ Quản lý nhiệm vụ và quản lý nhóm.

Có nhiều dự án và nhiệm vụ khác phải xử lý. Nếu quản lý dự án tệ, có thể đánh mất đội ngũ và mục tiêu của họ.

• Kỹ năng tư duy phản biện

Điều phối viên tiếp thị đòi hỏi phải phân tích và đánh giá vấn đề một cách sắc bén và đa chiều. Vì vậy, thành thạo kỹ năng phản biện là một điều rất quan trọng. Nó giúp cho bạn suy nghĩ sáng suốt, đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên lập trường và kinh nghiệm của bản thân, giúp các quyết định của tập thể đi đúng hướng và không bị ảnh hưởng bởi cảm tính.

Những điều kiện tối thiểu đối với Coordinator 

Bằng cấp, chứng chỉ

Bằng cấp, chứng chỉ là một thứ bắt buộc phải có khi trở thành một điều phối viên tại nhà hàng – khách sạn. Trước hết, bạn phải tốt nghiệp và có bằng cấp liên quan đến ngành học như:

• Quản lý Nhà hàng – Khách sạn.
• Ẩm thực
• Các ngành học liên quan như Sự kiện, Dịch vụ…

Nếu bạn có chứng chỉ để chứng minh bản thân mình có kinh nghiệm liên quan tới việc Coordinator thì điều đó có lợi thế cho bạn. Tuy nhiên bạn cần trau dồi, bổ sung thêm các kiến thức chuyên sau tới vị trí mình quản lý, điều hành, tổ chức và phân phối để phụ giúp công việc của mình. Trong thời gian làm việc tại nhà hàng – khách sạn, bạn cũng sẽ được học hỏi và đào tạo các kiến thức chuyên sâu từ các cấp trên.

Kĩ năng tin học văn phòng và ngoại ngữ

Ngoại ngữ là yếu tố cực kì quan trọng trong môi trường nhà hàng – khách sạn. Do tính chất công việc đòi hỏi tiếp xúc nhiều với khách hàng có thể là người nước ngoài, các điều phối viên bắt buộc phải thông thạo trong việc giao tiếp tiếng Anh. Ngoài ra, bạn cũng cần trau dồi thêm nhiều tiếng khác như tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Nhật… để tăng thêm lợi thế.

Bên cạnh đó, kĩ năng tin học cũng là một thứ không thể thiếu. Các điều phối viên phải thành thạo sử dụng các kĩ năng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook… để xử lý các loại hồ sơ, tài liệu liên quan đến khách hàng…

Kiến thức chuyên môn

Tùy vào vị trí mà các điều phối phải viên trau dồi kĩ năng, kiến thức chuyên môn khác.

• Đối với Sales Coordinator: Cần trang bị thêm kiến thức liên quan tới bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng, các kiến thức khác bổ trợ cho marketing.
• Đối với Event Coordinator: Cần trang bị thêm kiến thức tổ chức, điều hành, triền khai và giám sát sự kiện.
• Đối với F&B Coordintion: Cần trang bị kiến thức về ẩm thực, cách phục vụ để hỗ trợ khi có sự kiện. Cần trau dồi các kĩ năng về giấy tờ, hồ sơ, quản lý… để hỗ trợ Giám đốc bộ phận F&B.

Kĩ năng điều phối công việc

Điều phối công việc tốt đối với tất cả các bộ phận trong nhà hàng – khách sạn là một điều rất cần thiêt. Nhằm mục đích tìm kiếm khách hàng tiềm năng, phát triển nhà hàng để điều phối, triển khai các công việc suôn sẻ, thuận lợi và hiệu quả.

Để làm tốt, các điều phối viên cần:

• Học tập nghiêm túc trên các giảng đường đại học.
• Tham gia tích cực các hoạt động, sự kiện cộng đồng.
• Trở thành leader nếu có cơ hội.

Điều đó giúp bạn tăng sự tự tin, học được kĩ năng quản lý, giải quyết khi có vấn đề xảy ra.

Kĩ năng dẫn dắt đội nhóm

Để các hoạt động diễn ra thành công, điều phối viên phải nắm được các kỹ năng xây dựng đội nhóm, dẫn dắt hiệu quả. Điều này giúp các thành viên hiểu mình đã và đang là gì, họ sẽ có trách nhiệm, nhiệt tình, tự giác nâng cao hiệu suất để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Các kĩ năng khác

Ngoài ra, cần có các kĩ năng khác mà điều phối viên phải có:

• Chịu được áp lực công việc cao: Một Coordinator chuyên nghiệp đứng trên nhiều nhân sự, có rất nhiều áp lực từ những khó khăn trong công việc. Vì vậy, các điều phối viên phải có khả năng chịu áp lực cao.
• Có óc sáng tạo, lên nhiều ý tưởng hay: Đây cũng là một yếu tố quan trọng trong ngành nghề này, đặc biệt là Sales Coordinator và Event Coordinator. Ngoài ra, các điều phối viên cần phải chu đáo, cẩn thận và chăm chỉ.
• Thái độ lạc quan, tự tin: Vui vẻ, tự tin với khách hàng, các điều phối viên cũng cần phải có kĩ năng thuyết phục, chăm sóc khách hàng niềm nở. Đồng thời, bình tĩnh xử lý vấn đề, khủng hoảng trong mọi tình huống.

Môi trường làm việc đặc thù của các Coordinator 

1. Coordinator trong khách sạn

Khách sạn là môi trường làm việc hàng đầu và thuận lợi cho công việc Coordinator. Họ có thể phô bày các kĩ năng và kiến thức của mình. Bởi lẽ, khách sạn có những đặc điểm vô cùng đặc biệt sau:

• Khách sạn là môi trường phục vụ và chăm sóc vô số khách hàng trong một số lượng lớn, đặc biệt là trong các dịp lễ. Vì vậy, khách sạn phải lên ý tưởng và tổ chức các kế hoạch thu hút khách hàng tiềm năng, chịu trách nhiệm vấn đề này thật tốt.
• Hệ thống nhân sự rất đa dạng, dày dặn kinh nghiệm và thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Do đó, người điều phối phải có năng lực kiểm soát, có thể kết nối và quản lý các bộ phận chặt chẽ để công việc được hoàn thành tốt nhất.
• Là môi trường cho phép tổ chức các sự kiện, các hoạt động theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, điều phối viên sự kiện – Event Coordinatior rất cần thiết trong môi trường này.

2. Coordinator trong nhà hàng

Tương tự như môi trường khách sạn, nhà hàng cũng là nơi lý tưởng làm việc cho điều phối viên phát triển tiềm năng. Những đặc điểm thuận lợi trong môi trường này là:

• Là nơi cung cấp các dịch vụ, chủ yếu là về ẩm thực cho hàng trăm hàng ngàn khách hàng mỗi ngày. Do đó, đội ngũ nhân viên Coordinator thật sự rất cần thiết, có thể điều hành hệ thống nhà hàng và hướng dẫn chỉ đạo công việc.
• Hệ thống nhân sự tương đối đa dạng và phong phú với nhiều các vị trí làm việc khác nhau. Vì vậy rất cần đến nhân sự Coordinator có chuyên môn tốt, phối hợp nhẹ nhàng các dịch vụ, đáp ứng được các nhiệm vụ quản lý và điều hành nhà hàng.
• Nhà hàng là một nơi tiệc tùng, sự kiện. Do đó, các nhân viên điều phối sự kiện đóng vai trò rất quan trọng cho việc lên ý tưởng. Họ cũng được đánh giá cao và hưởng mức lương khá hậu hĩnh cho vị trí này.

Từ những thông tin trên, bạn đã hiểu hơn về Coordinator là gì và công việc Coordinator trong nhà hàng, khách sạn rồi phải không? Hi vọng bạn sẽ tìm thấy được bản thân mình hứng thú với vị trí nào và biết cách phát triển chức vụ Coordinator một cách hợp lý!